Sistema ERP: Descubra O que é e Como Funciona | Omie
Sistema ERP: Entenda o que é um Sistema de ERP, como funciona e também a importância de uma gestão empresarial eficiente para o seu negócio. Veja!
Hoje em dia já existe um consenso de que as operações e processos das empresas estão mais ágeis por conta das novas ferramentas, softwares de gestão empresarial e automatização de tarefas e processos. Novidades como o sistema ERP surgem a todo momento no mercado, principalmente devido ao grande avanço da tecnologia nos últimos anos.
Mesmo assim, você sabe exatamente o que é um sistema ERP, como funciona um software de gestão e qual a importância em adotar essa tecnologia e suas funcionalidades para os negócios?
Para isso, nós vamos te ajudar! Preparamos um guia completo para explicar o que é ERP e para que serve essa ferramenta, com diversas informações e dados sobre o assunto para tirar todas as suas dúvidas.
Continue por aqui e boa leitura!
ERP: o que é e como funciona?
A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, ou em português, Sistema de Gestão Empresarial. Um ERP é um software que permite ao empresário gerenciar todas as áreas da sua empresa de forma integrada e em uma única plataforma.
Um dos objetivos principais dessa ferramenta é a automatização de processos de cada área e o trabalho de forma sincronizada das informações em tempo real. Com um sistema de gestão integrado, o retrabalho, a duplicidade de tarefas e a dificuldade em encontrar informações relevantes são praticamente descartados da rotina empresarial, aumentando a produtividade e o compartilhamento de dados.
Tudo isso permite que as tomadas de decisão da empresa tornem-se muito mais coerentes, seja a curto ou a longo prazo, pois todas as informações ficam concentradas em um só lugar, de forma organizada e segura em uma base de dados confiável.
Quais são os módulos básicos que um sistema ERP precisa ter?
Um bom sistema ERP atende as necessidades das empresas, tanto por diferentes módulos básicos e padronizados quanto com extensões anexadas, conforme necessário. Alguns exemplos dos módulos básicos de um ERP são:
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- Emissão de notas fiscais eletrônicas de produtos e serviços;
- Controle financeiro;
- Produção;
- Compras;
- Gerenciamento de estoque;
- Gestão comercial — CRM;
- PDV on-line.
A partir desses sistemas de gestão muitas empresas já conseguem operar e ter sucesso na automatização de suas atividades e otimização de processos. Caso seja necessário, existem ainda softwares que contam com APIs (Interfaces de Programação de Aplicações) de integração aberta que permitem a inclusão de outros aplicativos integrados ao seu ERP base para completar a sua operação.
Também é possível criar e moldar personalizações exclusivas para a sua empresa na própria plataforma escolhida. Através dessa integração e da automatização de processos, as empresas ganham muito mais em produtividade, redução de custos e tarefas otimizadas, além de uma gestão mais eficiente.
Por que usar um sistema ERP na minha empresa?
O mesmo sistema ERP pode funcionar de diferentes maneiras para cada categoria de empresa, a depender do plano ou pacote oferecido. Uma coisa é certa: ele pode ser um dos maiores aliados para o crescimento de qualquer uma delas, tendo ela pequeno, médio ou grande porte.
Micro e pequenas empresas
Para as micro e pequenas empresas, o sistema pode se tornar o primeiro passo para uma organização completa de todas as atividades e dados de uma vez por todas. Muitos dos pequenos empresários têm certa dificuldade em organizar as informações, simplesmente porque não acreditam que isso seja necessário (ainda).
Porém, com um baixo investimento, o mesmo empresário pode dar o pontapé inicial para o crescimento do seu negócio, apenas ao organizar suas informações corretamente. A implementação de um sistema ERP pode garantir muito mais tempo para pensar na melhor estratégia de evolução, já que dados corretos estarão facilmente em mãos. Além disso, torna-se mais fácil conquistar eficiência e produtividade nos seus processos.
Confira também nosso artigo sobre os diferenciais do ERP para micro e pequenas empresas!
Médias empresas
Para as médias empresas, que já contam com um pouco mais de complexidade em seus processos, o uso de um software pode permitir melhores análises empresariais, através de colaboradores atuando de modo mais estratégico. Isso ocorre porque, com o sistema ERP, muitos processos manuais são eliminados e as tarefas ficam automatizadas.
Ou seja: a garantia das informações são geradas com mais rapidez, de forma mais completa e precisa, e com processos mais eficientes devido à integração dos setores. O planejamento estratégico, então, se torna muito mais abrangente para a sua empresa.
Grandes empresas
Os softwares mais utilizados nas grandes empresas são aqueles que, de alguma forma, transformam o trabalho pesado e complexo do dia a dia em operações mais simples. Eles conseguem realizar isso através de um background completo de Inteligência Artificial, para que todas as demandas sejam atendidas de modo completo e eficiente.
Muitas empresas maiores optam por um ERP mais robusto e cheio de funcionalidades. Porém, um bom sistema não necessariamente precisa ser o mais complexo. Lembre-se que muitos ERPs possuem extensões que podem completar a base do seu sistema de maneira mais simples e com as mesmas funcionalidades.
A empresa já utiliza algum software mas que não atende completamente as necessidades do dia a dia? Pode ser que esteja na hora de mudar.
Quais as vantagens e benefícios em usar um ERP?
Agora que você já sabe o que é um sistema ERP, é importante entender quais são as principais vantagens de usar um software de gestão. O principal benefício é a possibilidade da gestão integrada dos processos empresariais. Também há a garantia de qualidade das informações processadas, aumento na produtividade e eficiência na geração de dados – recursos que hoje são indispensáveis para o crescimento saudável das empresas.
Veja mais algumas dos principais benefícios em usar um ERP:
Otimização e automação de processos
Ao utilizar um ERP, ocorre uma redução do tempo das atividades burocráticas realizadas pelos seus colaboradores. A automatização de tarefas e processos através da tecnologia de inteligência artificial permite simplificar e agilizar a realização das demandas, sem perder a qualidade.
Gestão integrada e segurança dos dados
Com o auxílio de um ERP, todas as informações da sua empresa se concentrarão em uma única plataforma, possibilitando total integração entre os setores e departamentos. Além disso, o software proporciona a segurança dos dados e das operações realizadas, que ficam armazenados em grandes bancos de dados criptografados. O armazenamento desses dados é realizado de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Redução de riscos e melhores tomadas de decisões
Ao obter os dados de qualquer área da empresa com rapidez e agilidade, você e sua equipe adquirem um maior poder de análise de qualquer risco ou falha nos processos em tempo real. A precisão e tempo para planejar os ajustes necessários, assim, aumentam consideravelmente. Com acesso rápido a informações confiáveis, a sua empresa sai na frente no mercado competitivo — o que permite fazer um bom planejamento financeiro empresarial e tomar decisões no momento certo!
Diminuição de erros
Com um sistema ERP, você diminui drasticamente os erros e falhas no gerenciamento de qualquer informação. Em especial, aqueles causados pela integração de dados automática entre os módulos e setores, evitando também a duplicidade de lançamentos.
Quer um conselho? Esqueça de vez as planilhas e arquivos em papel!
Gestão comercial
Muitos ERPs possuem uma plataforma de gestão comercial própria ou permitem a integração de outro aplicativo. Por isso, o software é extremamente eficiente para tarefas como analisar o desempenho das equipes comerciais, histórico de negociações e vendas concretizadas. Existe também a possibilidade de melhor avaliação da performance de um produto vendido ou serviço realizado.
Faturamento de notas sem complicação
A emissão de notas fiscais em um ERP costuma ser um processo extremamente simples e rápido. Elas integram-se aos módulos comercial e financeiro para conciliação dos dados de faturamento e podem ser automaticamente enviadas ao cliente por e-mail, facilitando sua rotina e também do financeiro de quem você atende.
Como saber se um ERP é seguro e confiável?
Depois de tudo o que já foi explicado neste guia, você já sabe o que é um sistema ERP e como ele pode ajudar na gestão de uma empresa. O ERP irá processar todas as informações geradas pela operação da empresa, para centralizar e integrar todos os dados.
Por isso, é importante escolher um software de gestão empresarial confiável. Nosso conselho é que você leia e pesquise muito sobre as opções de ERP que mais se encaixam na sua operação, antes de decidir qual deles irá implementar em seu empreendimento. Aqui vão algumas dicas importantes:
1. Cuidado com as promessas milagrosas
Fique atento aos sistemas muito baratos! Eles podem funcionar muito bem para alguns tipos de empresas, porém, seus pacotes costumam oferecer funções mais básicas que podem não se encaixar em todos os tipos de negócios. Ou mesmo a desenvolvedora pode acabar cobrando por pacotes com funções “adicionais” e estourar o seu orçamento.
Por isso, analise todas as particularidades da sua operação. Avalie se o sistema realmente atende a todas as suas necessidades com eficiência. Revise e avalie as “dores” e as carências dos seus processos para entender quais são os principais desafios da sua gestão.
Dessa forma, a busca pelo sistema de gestão ideal se torna mais eficiente. Além disso, permite que a desenvolvedora do software entenda quais são as suas reais necessidades e ofereça a solução que atenda melhor a sua empresa.
2. Pesquise (muito!) sobre o desenvolvedor do ERP
É muito importante, além de investir em um sistema de qualidade, conhecer o desenvolvedor e a experiência que ele vai te proporcionar. O ideal é que entenda se ele possui o know how de mercado e como o software pode atender cada categoria de segmento. O atendimento pós-venda, como o suporte na implementação e o suporte técnico, caso haja alguma dúvida no uso do sistema, também precisam ser levados em consideração.
Entenda como a desenvolvedora se comporta em cada uma dessas fases, busque referências confiáveis, cases de sucesso e descubra como ela atua quando surgem problemas. Opte por uma empresa com total credibilidade para evitar qualquer prejuízo.
3. Verifique a complexidade da implementação
Outro ponto importante a se considerar é o processo de implementação de um ERP à sua operação e à sua rotina de trabalho. Entenda como será feito o trabalho pela desenvolvedora, quanto tempo vai levar até que o software esteja funcionando completamente e quais os possíveis impactos operacionais para a sua empresa.
Verifique também como funcionam os pacotes de treinamentos para os seus colaboradores, se a implementação será virtual ou presencial, o que é necessário para fazer a migração e todos os custos envolvidos. Assim, este processo não se tornará uma dor de cabeça para a sua empresa.
Reforçamos a importância de realizar uma análise completa tanto sobre o ERP quanto de seu desenvolvedor. Procure entender a periodicidade das atualizações, conforme as novidades do mercado, como funcionam, qual o nível de satisfação dos clientes com o suporte técnico e se o custo benefício realmente vale a pena para a sua empresa.
Diferença entre ERP on-cloud (na nuvem) X ERP on-premise
ERP on-cloud (nuvem)
Este modelo de software possui uma enorme garantia de eficiência, principalmente por se tratar de um ERP on-line, que pode ser acessado de qualquer máquina com internet, sem necessidade de instalação. É uma solução mais barata, em comparação ao ERP on-premise, com o diferencial de manter todas as informações armazenadas em nuvem e totalmente seguras, através de criptografia e diversos outros mecanismos confiáveis de segurança.
ERP on-premise
Trata-se de uma opção que demanda uma certa infraestrutura tanto de ambiente físico quanto de investimento da empresa, já que é um sistema que precisa ser instalado nas máquinas para ser utilizado e possui um data-center alocado dentro da empresa para instalação e armazenamento dos dados. Além disso, é necessária uma manutenção periódica desse tipo de instalação, para aprimorar funcionalidades, ou qualquer outro tipo de atualização e personalização necessária.
Como fazer a implantação de um ERP?
Para implantar um ERP na sua empresa é necessário pensar em alguns processos, que visam a transição rápida e totalmente eficiente em todas as áreas. Ao tomar a decisão de contratar ou trocar de ERP, converse com suas equipes e colaboradores para avaliar e iniciar todos os backups necessários para a migração dos dados.
Após pesquisar e descobrir o software ideal para o seu negócio, verifique tudo o que a solução escolhida está apta para fazer pela sua empresa. Se decidir contratar, é importante selecionar algumas pessoas responsáveis para acompanhar a implantação.
Cada software possui um processo diferente de migração e cadastro de dados. Portanto, ao determinar essas pessoas, o processo ganha uma atenção exclusiva e os detalhes podem ser acompanhados mais de perto para que tudo ocorra dentro do planejado.
Ao final do processo, certifique-se de que tudo está funcionando corretamente e lembre-se de garantir o treinamento adequado para todos os usuários. A maioria dos ERPs conta com pacotes exclusivos de treinamentos on-line ou presenciais, dependendo da sua necessidade.
Importante: nunca deixe de contratar um treinamento para os seus colaboradores! É essencial que todos saibam utilizar a ferramenta e tenham em mente tudo o que ela pode oferecer para as atividades do dia a dia. Assim, o aumento da produtividade é garantido e a estratégia de implementação de um ERP fará mais sentido.
É possível fazer integrações?
Sim! Já falamos aqui que muitos ERPs utilizam APIs abertas, que permitem a integração de outros programas e aplicativos complementares ao seu sistema, certo?
As APIs são, basicamente, uma ponte entre os sistemas feita através da programação. Essa é uma das formas mais seguras de integrar sistemas diferentes, pois restringe as informações que serão trocadas entre eles, otimiza a performance e garante a segurança dos dados.
Quando você opta por integrar o seu ERP a uma plataforma especializada em determinada atividade, como uma plataforma de e-commerce, por exemplo, são aumentadas as possibilidades e o alcance do seu negócio, através de uma integração confiável.
Outro exemplo de integração é entre o ERP e o Business Intelligence (BI). Enquanto o ERP coleta dados importantes sobre os custos de determinado produto, por exemplo, o BI usa as informações para calcular e comparar o número de vendas entre outros períodos e entender como o mercado está reagindo ao seu produto.
Dessa forma, sua empresa agiliza a organização de dados importantes para a tomada de decisão com muito mais precisão de detalhes e maior controle sobre a sua performance.
Como escolher o melhor ERP para o meu tipo de negócio?
A contratação de um sistema ERP pode ser o principal pilar de novas estratégias empresariais na busca dos melhores resultados para o seu negócio, seja ele qual for. Porém, é preciso se atentar em alguns detalhes importantes para definir o melhor ERP, dentre tantas ofertas no mercado, para a sua atual necessidade. Veja abaixo algumas dicas:
1. Analise o momento da sua empresa
Faça um check up completo de todas as atividades e necessidades da sua empresa no momento atual, somadas a todas as demandas que existem ou podem surgir durante a sua jornada empresarial. Analise as possibilidades e esteja seguro de que o ERP pode atender com propriedade tudo o que foi analisado no seu negócio.
Um ERP é um investimento que exige certos desafios. Portanto, esteja ciente desses desafios e realize estudos completos das suas reais necessidades para garantir que o retorno seja conforme o esperado.
2. Avalie a sua estrutura empresarial
Não adianta nada adquirir um software cheio de funcionalidades, se os computadores da sua empresa não estão preparados para operar, por exemplo. Por isso, avalie os recursos disponíveis na sua empresa. Certifique-se de obter servidores e bancos de dados eficientes para garantir a melhor usabilidade do sistema contratado, desde sua implantação até a utilização no dia a dia.
3. Considere o número de usuários permitidos no ERP
Lembre-se de checar qual é o limite de usuários que a ferramenta disponibiliza em cada plano ou pacote oferecido. O ideal é que todos os seus colaboradores possam acessar o software e sejam treinados adequadamente para isso, de modo que a ferramenta seja explorada ao máximo.
4. Analise o seu orçamento
Por último, mas não menos importante: realize um orçamento para observar os valores e produtos que melhor se encaixam nas suas possibilidades. Consulte outros empresários, consultores de ERP e o responsável pelo financeiro da sua empresa. Com isso, será possível avaliar a melhor oferta, lembrando dos custos com cursos e treinamentos, além de possíveis necessidades adicionais, como upgrades ou melhorias.
Então, quando devo implementar um ERP na minha empresa?
A contratação de um ERP completo deve ser priorizada nas suas estratégias empresariais e planejada o quanto antes. Afinal, é melhor evitar que os problemas aconteçam, ao invés de consertá-los depois, certo?
Infelizmente, muitos empresários só enxergam a real necessidade da implementação de um software de gestão quando as coisas começam a perder o controle. Ou mesmo quando a operação começa a demonstrar falhas, causando prejuízos ou ineficiência de estratégia.
Por isso, para se manter competitivo no mercado, pense primeiro na melhor forma de gerenciar a sua empresa e planeje este investimento como a base principal dessa gestão. A tecnologia, atualmente, está 100% a favor dos empresários. Novas descobertas são feitas a cada minuto e elas podem ser implementadas, ajudando a sua empresa a crescer de modo saudável e com estabilidade financeira.
O gerenciamento de ponta a ponta de uma empresa, desde um simples cadastro de um cliente até a integração de todos os dados financeiros, é indispensável. Portanto, certifique-se de manter sua gestão alinhada com as novas tecnologias do mercado para que as tarefas sejam realizadas com cada vez mais precisão e agilidade.
A transformação digital como aliada da sua empresa
Por fim, com tudo o que trouxemos até aqui e com a tecnologia cada vez mais em transição e evolução, sabemos que o futuro será praticamente 100% automatizado e digitalizado. É claro que as ferramentas de gestão fazem grande parte deste processo, com produtos capazes de estruturar empresas inteiras com dados em tempo real e muito mais produtividade, sejam elas de qualquer porte ou segmento.
Por isso, fica cada vez mais visível a importância de se reinventar e buscar a melhor solução de gestão on-line para a sua empresa. A transformação digital já é uma realidade e exige uma reinvenção constante por parte dos empresários na busca pela prosperidade e o sucesso dos negócios.
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